Електронний документообіг стає обов’язковою складовою сучасного бізнесу. Програма M.E.Doc пропонує повний цикл роботи з документами – від створення до довгострокового зберігання. Підприємства, які планують медок купити, отримують потужний інструмент для організації безпаперового офісу та оптимізації бізнес-процесів.
Створення документів у програмі базується на системі шаблонів. Для кожного типу документа доступні стандартні форми: договори купівлі-продажу, поставки, надання послуг, акти виконаних робіт, рахунки на оплату, товарні накладні. Шаблони можна налаштувати під специфіку бізнесу, додати логотип компанії, змінити реквізити, додати спеціальні умови.
Обмін документами з контрагентами відбувається через захищені канали зв’язку. Платформа ПТАХ забезпечує роумінг між різними системами електронного документообігу. Це означає, що навіть якщо ваш контрагент використовує іншу програму, документи будуть доставлені та оброблені коректно. База адрес контрагентів постійно оновлюється, пошук партнерів здійснюється за кодом ЄДРПОУ.
Коли бізнес вирішує купити медок, він отримує комплексне рішення для роботи з податковими накладними. Створення накладної займає хвилини – достатньо обрати контрагента, вказати товари або послуги, система автоматично розрахує ПДВ. Реєстрація в ЄРПН відбувається в один клік, програма контролює статус реєстрації, інформує про блокування, допомагає подати пояснення.
Юридична значущість електронних документів забезпечується кваліфікованим електронним підписом. Кожен документ підписується КЕП відповідальної особи, що гарантує його автентичність та цілісність. Підпис неможливо підробити, а будь-які зміни в документі після підписання будуть виявлені системою. Це надає електронним документам таку ж юридичну силу, як паперовим.
Маршрутизація документів дозволяє організувати їх рух всередині компанії. Документ проходить етапи створення, узгодження, підписання, виконання. На кожному етапі призначаються відповідальні особи, встановлюються терміни виконання. Система контролює проходження документів, нагадує про прострочені завдання, веде історію всіх дій.
Архівування документів відбувається автоматично відповідно до встановлених правил. Програма класифікує документи за типами, контрагентами, періодами. Пошук в архіві здійснюється за будь-якими параметрами: датою, сумою, контрагентом, ключовими словами. Система контролює терміни зберігання різних категорій документів відповідно до законодавства.
Інтеграція з обліковими системами дозволяє автоматично передавати дані з первинних документів в облік. Надходження товарів формує оприбуткування на складі, акт виконаних робіт створює проводки з реалізації, платіжне доручення відображається в банківських операціях. Це виключає подвійне введення даних та помилки.